Automatische Zusammenfassung per E-Mail
Erhalten Sie nach jeder Sitzung automatisch Besprechungszusammenfassungen und Aktionspunkte direkt in Ihren Posteingang geliefert.
Was ist die automatische Zusammenfassung per E-Mail?
Die automatische Zusammenfassung per E-Mail sendet Ihnen eine umfassende Zusammenfassung Ihrer Besprechungen direkt an Ihre E-Mail-Adresse, sobald die Transkription abgeschlossen ist. Ideal, um organisiert zu bleiben und Besprechungsergebnisse mit Teammitgliedern zu teilen, die nicht teilnehmen konnten.
Erste Schritte
Öffnen Sie die Hedy-App
Navigieren Sie zu Einstellungen > Automatisierung & Daten
Suchen Sie den Abschnitt Automatische Zusammenfassung per E-Mail
Aktivieren Sie die Funktion
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse(n) ein
So funktioniert es
Wenn Sie eine Besprechung aufzeichnen und die automatische Zusammenfassung per E-Mail aktiviert ist:
Automatische Verarbeitung: Nach Ende Ihrer Sitzung verarbeitet Hedy das Transkript.
KI-Zusammenfassungserstellung: Kernpunkte, Aktionspunkte und Entscheidungen werden extrahiert.
E-Mail-Zustellung: Eine formatierte Zusammenfassung wird an alle konfigurierten Empfänger gesendet.
Keine manuellen Schritte: Alles geschieht automatisch im Hintergrund.
Mehrere Empfänger hinzufügen
Teilen Sie Besprechungszusammenfassungen mit Ihrem Team, indem Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen:
Suchen Sie in den Einstellungen für die automatische Zusammenfassung per E-Mail das E-Mail-Feld.
Geben Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt ein.
Jeder Empfänger erhält seine eigene Kopie der Zusammenfassung.
Hinweis: Sie können bis zu 10 E-Mail-Empfänger pro Konto hinzufügen. Alle Empfänger erhalten denselben Inhalt der Zusammenfassung.
Was die Zusammenfassung enthält
Jede E-Mail-Zusammenfassung enthält:
Besprechungstitel: Basierend auf dem Sitzungsnamen oder automatisch generiert.
Datum und Dauer: Wann die Besprechung stattfand und wie lange sie dauerte.
Kernpunkte: Wichtige Themen und diskutierte Entscheidungen.
Aktionspunkte: Während der Besprechung identifizierte Aufgaben und nächste Schritte.
Zusammenfassung: Ein prägnanter Überblick über das gesamte Gespräch.
Detaillierte Notizen einbeziehen (Pro)
Pro-Benutzer können die vollständigen detaillierten Notizen in ihre Zusammenfassungs-E-Mails aufnehmen, nicht nur die Zusammenfassung:
Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierung & Daten
Suchen Sie den Abschnitt Automatische Zusammenfassung per E-Mail
Aktivieren Sie Detaillierte Notizen einbeziehen
Dies bietet den Empfängern eine umfassende Besprechungsdokumentation einschließlich aller Kernpunkte, Entscheidungen und des Kontexts.
Zusammenfassung von importiertem Audio
Wenn Sie Audio- oder Videodateien in Hedy importieren, können Sie auch für die importierten Inhalte automatische Zusammenfassungs-E-Mails generieren und senden lassen:
Importieren Sie Ihre Audio- oder Videodatei.
Nach Abschluss der Verarbeitung wird die Zusammenfassung automatisch gesendet, sofern die automatische Zusammenfassung per E-Mail aktiviert ist.
Dies ist ideal für die Verarbeitung von Aufnahmen aus externen Quellen, während Sie dennoch den Komfort automatischer E-Mail-Zusammenfassungen genießen.
Hedy-Branding entfernen (Pro)
Pro-Benutzer können die Fußzeile „Powered by Hedy“ aus den Zusammenfassungs-E-Mails entfernen, um ein saubereres White-Label-Erscheinungsbild zu erzielen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Automatisierung & Daten
Suchen Sie die Option White-Label-E-Mails.
Aktivieren Sie diese, um das Hedy-Branding aus Ihren Zusammenfassungs-E-Mails zu entfernen.
Empfänger verwalten
Empfänger entfernen
Gehen Sie zu den Einstellungen für die automatische Zusammenfassung per E-Mail.
Suchen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie entfernen möchten.
Löschen Sie die E-Mail-Adresse aus dem Feld.
Speichern Sie die Änderung.
Empfänger bearbeiten
Um eine E-Mail-Adresse zu ändern:
Entfernen Sie die alte E-Mail-Adresse.
Fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu.
Best Practices
Team-Abstimmung: Fügen Sie wichtige Stakeholder hinzu, die Besprechungs-Updates benötigen.
Projektdokumentation: Beziehen Sie Projektmanager für eine automatische Dokumentation ein.
Persönliches Archiv: Nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail für einen durchsuchbaren Besprechungsverlauf.
Datenschutz zuerst: Fügen Sie nur Empfänger hinzu, die Zugriff auf die Besprechungsinhalte haben sollten.
Datenschutzaspekte
E-Mail-Zusammenfassungen enthalten Besprechungsinhalte; fügen Sie daher nur vertrauenswürdige Empfänger hinzu.
Empfänger können das Originaltranskript nicht ändern oder löschen.
Sie können die automatische Zusammenfassung per E-Mail jederzeit deaktivieren, um den Versand von Zusammenfassungen zu stoppen.
Vergangene Zusammenfassungen verbleiben in den Posteingängen der Empfänger, sofern diese sie nicht löschen.
Fehlerbehebung
Sie erhalten keine E-Mail-Zusammenfassungen?
Überprüfen Sie, ob die automatische Zusammenfassung per E-Mail in den Einstellungen aktiviert ist.
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen korrekt eingegeben wurden.
Überprüfen Sie Ihren Spam-/Junk-Ordner.
Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende der Sitzung über eine aktive Internetverbindung verfügen.
Zusammenfassungen werden nach Abschluss der Transkription gesendet, was einige Minuten dauern kann.
E-Mail-Zusammenfassungen sind verzögert?
Längere Besprechungen benötigen mehr Zeit für die Verarbeitung.
Eine schlechte Internetverbindung kann den Versand verzögern.
Prüfen Sie, ob die Transkription in der App noch verarbeitet wird.
Zusammenfassungen treffen normalerweise innerhalb von 5 Minuten nach Ende der Sitzung ein.
Sie können keine weiteren E-Mail-Adressen hinzufügen?
Maximal 10 Empfänger pro Konto.
Entfernen Sie nicht mehr genutzte E-Mail-Adressen, um Platz zu schaffen.
Stellen Sie sicher, dass das E-Mail-Format gültig ist ([email protected]).
Profi-Tipp: Erstellen Sie einen speziellen E-Mail-Ordner oder ein Label für Hedy-Zusammenfassungen, um Ihre Besprechungsübersichten organisiert und leicht durchsuchbar zu halten.